Le interruzioni (imprevisti e nuove azioni) sono tipicamente
eventi che si verificano al di fuori del nostro controllo e che vengono a interferire sull’allocazione dei tempi.
Saperli gestire è fondamentale in un’ottima gestione del tempo. L’imprevisto blocca o ritarda ciò che stiamo facendo: un guasto al computer, la Rete non disponibile, la coda in autostrada a causa di un incidente ecc. La richiesta di una nuova azione è qualcosa che ci chiede di interrompere ciò che stiamo facendo per svolgere un altro compito.
L’imprevisto – Non tutti gli imprevisti sono eliminabili, ma sicuramente lo sono quelli risolvibili con la strategia di backup. X mi blocca mentre faccio Y, ricorro a Z che mi permette di continuare. Il termine backup è informatico, ma rende bene l’idea per ogni imprevisto. In informatica il concetto è reso per esempio dalla disponibilità di un’ulteriore unità (ovviamente, oggi che i dati si possono mettere in cloud, si può continuare a lavorare tranquillamente anche se il nostro portatile va KO), dalla disponibilità di due connessioni (di gestori diversi), di una batteria tampone ecc.
L’imprevisto si gestisce cioè con la disponibilità di un’alternativa; per esempio, se una strada è bloccata, chi è del posto spesso riesce a trovare un percorso alternativo. La predisposizione a trovare alternative è un plus per chi vuole essere in grado di gestire imprevisti; ovviamente le alternative vanno pensate e rese disponibili “prima” che un evento spiacevole si verifichi. A volte l’alternativa è semplicemente un cambio di programma, con una ridefinizione veloce di tutta la giornata.
Curiosamente, in Rete la traduzione in inglese di imprevisto è molto cercata (unexpected, anche se meno frequentemente si usa sudden per indicare qualcosa di improvviso, repentino)
La nuova azione – Di solito però l’interruzione (anche se viene chiamata impropriamente imprevisto) è dovuta alla “necessità” di una nuova azione: una telefonata non concordata come appuntamento telefonico, o la richiesta di informazioni, consigli o aiuto da parte di colleghi o conoscenti. A onor del vero, gli imprevisti sono piuttosto rari, mentre le “nuove azioni” (a volte in un ambito diverso) possono essere all’ordine del giorno. Le nuove azioni si risolvono con:
- i filtri
- un uso corretto del cellulare
- un innalzamento della priorità di quello che dobbiamo fare.
Non avere un filtro (classicamente una segretaria, ma si può costruire un filtro anche senza una persona fisica) e rispondere a tutte le chiamate sono errori devastanti. Vedremo negli ultimi due capitoli della gestione del tempo sia il filtro sia l’uso del cellulare (telefono).
Qui discutiamo soprattutto l’ultimo punto, spiegando di cosa si tratta. Spesso chi ci interrompe dà per scontato che “siamo disponibili”, ma mai ci interromperebbe se, per esempio, fossimo il presidente della Repubblica. In parole povere, poiché non possiamo farci passare per chi non siamo, possiamo però far presente a noi stessi e all’altro che ci attende un compito improrogabile. Questa strategia è quella che ho sempre usato per allenarmi tutte le sere. Molto spesso non viene attuata perché si sente la pressione dell’altro e, soprattutto in chi ha una scarsa autostima e una personalità debole, non si riesce a dire di no. Ma, ripeto, educatamente, si può chiudere subito l’interruzione. Se poi l’interruzione fosse per noi importantissima (nel negozio di arredamenti di Carlo entra Kate Middleton che vuole comprare una cucina da 30.000 euro) si può anche cedere, ma provate a chiedervi la reale utilità della nuova azione e vedrete che il più delle volte è solo una seccatura ed è necessario imparare ad abbassare fin quasi a zero la priorità delle seccature.
Imprevisti e interruzioni: i filtri
I filtri sono uno strumento efficiente per contrastare le interruzioni (imprevisti), minacce importanti per la nostra gestione del tempo. Funzioni dei filtri sono:
- gestire l’interruzione in un tempo minore
- differire l’interruzione
- eliminarla del tutto.
Il filtro può essere realizzato in proprio (come avviene nella gestione del proprio cellulare o della segreteria telefonica) oppure essere realizzato da una terza persona, la classica segretaria (o segretario). Se si tratta di una persona, ha il compito di filtrare le telefonate, le richieste di appuntamento, in sostanza tutte le interruzioni che si possono verificare nella giornata. Il ruolo della segretaria è importante perché impedisce che sottraiamo il tempo d’ambito allocato per gestire l’interruzione. Naturalmente, non tutto dovrà essere filtrato e chi fa da filtro deve sapere stimare se l’interruzione può essere filtrata oppure no.
Pertanto, il soggetto filtrante deve avere una buona professionalità. Chi può permettersi una segretaria, deve fare molta attenzione alla sua scelta, valutandone non solo le capacità e l’efficienza, ma anche la sua attitudine a relazionarsi con flessibilità, fondamentali per valutare le situazioni reali e capire ciò che occorre filtrare.
Un buon filtro non dovrebbe mai “mancare il filtraggio”. Cosa vuol dire “mancare il filtraggio? Non solo passare interruzioni a bassa priorità o non passare interruzioni ad alta priorità, ma anche e soprattutto “lasciare a noi la decisione se accettare o no l’interruzione”: “dottore, c’è in linea X che chiede se il progetto è pronto.”. Questo è un cattivo filtraggio (fa sapere che il dottore potrebbe rispondere personalmente, che è “libero”), spesso dovuto al fatto che si considera il filtro persona di scarso livello, con zero autonomia decisionale. Risposta valida alla telefonata di X è (ammesso che il filtro non conosca lo stato del progetto): “il dottor Bianchi ora è impegnato, se vuole la faccio richiamare a breve”. Si sente il dottore e poi la risposta la dà il filtro! Bianchi perde pochi secondi per rispondere alla segretaria (sì, no oppure sarà pronto fra sette giorni ecc.), mentre se rispondesse direttamente al telefono, anche per sola cortesia, perderebbe almeno cinque minuti.
Ovviamente il filtro non riguarda solo le telefonate, ma anche le visite, che vanno gestite nello stesso modo (“il dottor Bianchi è con una persona, se vuole, riferisca a me ecc.”), al più si può, in questo caso, visto che la persona è presente, chiedere all’occupatissimo dottore (che magari sta leggendo le ultime notizie del calcio mercato) informazioni su quanto richiesto dal visitatore e poi riferire. Si noti come anche l’ufficio del dottore diventi un filtro materiale, impedendo la vista di quello che sta realmente facendo.
Il filtro è cioè una “separazione”, una “barriera” che fa risparmiare tempo.
Troppe persone non usano i filtri perché hanno il terrore di perdere affari, di perdere occasioni, quando invece, evitando interruzioni e imprevisti, con un buon filtro potrebbero guadagnare moltissimo tempo, tempo da dedicare ad affari realmente interessanti.
Un autofiltro può considerarsi l’uso del cellulare.
Imprevisti e interruzioni: uso corretto del cellulare
Nella gestione del tempo ormai il cellulare è per molte persone una perdita di tempo incredibile. Tralasciamo gli imbecilli che non riescono a non inviare sms mentre guidano, ma anche in situazioni “lecite” si è sempre troppo disponibili. Manca cioè un autofiltro che ci scolleghi dalla rete telefonica.
Il risultato è che si perde tempo perché la gestione della chiamata è eccessiva. Si consideri per esempio Tizio che, terrorizzato dal perdere clienti e affari, tiene sempre on il proprio cellulare. Riceve la telefonata di Caio, si salutano, con Caio che gli racconta il suo ultimo week-end sulla neve, arrivando infine a chiedergli una cosa alla quale Tizio non sa rispondere, deve fargli presente che lo richiamerà ecc. Tempo perso 5′. Pochi? Beh, se Tizio avesse avuto attiva la segreteria telefonica, Caio avrebbe lasciato la richiesta e Tizio con 30″ di sms gli avrebbe risposto con calma.
Quello che si deve capire è che
essere troppo disponibili predispone a una pessima gestione del tempo.
Se il cellulare non viene gestito da terza persona (il filtro), è necessario quindi:
- spegnere il cellulare (oppure usare la modalità non disturbare o quella aereo) e attivare la segreteria telefonica nei momenti a priorità medio-alta;
- abituare i propri contatti a contattarci via sms o via mail.
Se un amico non può venire all’appuntamento previsto per le 18, è inutile che ci interrompa al lavoro per farcelo sapere con una lunga chiacchierata in cui si scusa, ci spiega il motivo ecc. Deve imparare a inviare semplicemente un sms.
Così con calma possiamo rispondere alle chiamate perse, ai messaggi in segreteria, agli sms. Spesso si guadagnano fino a un paio d’ore nella giornata.
Un’altra cosa da fare è avere un cellulare/telefono per ogni ambito che si pensi possa servire, per esempio uno per l’ambito lavoro e uno per l’ambito tempo libero; è una forma di filtro: si lascia acceso il cellulare che corrisponde all’ambito in cui si è al momento. Vi eviterà di ricevere telefonate di lavoro quando vi state dedicando a un hobby o a un oggetto d’amore e, viceversa, vi impedirà di essere distratti dalla telefonata di un amico quando siete immersi in una riunione importante.
L’eccessiva disponibilità a contatti provenienti dal tempo libero evidenzi un sostanziale vuoto esistenziale.
Se un amico ci vuole contattare può farlo tranquillamente di sera oppure con un semplice sms in cui ci chiede prima se siamo liberi o meno. Questo non perché siamo persone importanti, ma semplicemente perché, durante la fruizione dei nostri oggetti d’amore (che sperabilmente abbiamo), non vogliamo essere disturbati. Per capirci, ricordiamoci della scena (Viaggi di nozze, 1995) in cui Verdone nei panni di un noiosissimo grande medico, la prima notte di nozze, a letto con la moglie, risponde a un paziente con un “no, non mi disturba affatto, prenda …”. Ah, la moglie si suicida gettandosi dalla finestra.
Il corso di gestione del tempo – Lezione precedente: Appuntamenti
