Un’ottima gestione del tempo non può prescindere dalla consapevolezza di una giornata tipo. A seconda delle azioni da svolgere ci saranno profonde differenze individuali, ma deve essere possibile avere coscienza delle varie fasi della giornata. Per esempio, è ovvio che un agente immobiliare avrà giornate sempre diverse, ma, se sa organizzarsi bene, dedicherà alle visite delle case con i clienti una fascia x-y, ai contatti in sede con i clienti una fascia z-k, alla stipula di contratti dal notaio una fascia q-w ecc. Ovviamente non sempre le fasce saranno saturate (per esempio, non ci sono atti dal notaio), ma quelle non saturate saranno rese disponibili per altri lavori.
Fra l’altro, cercare di assecondare una giornata tipo rende consapevoli dei tempi necessari ai vari fattori che contribuiscono al tempo speso nel proprio lavoro.
Vediamo un esempio di giornata tipo e di come si possano assegnare tempi e priorità alle varie azioni. L’ambito preso in considerazione è quello lavorativo perché in genere gli altri ambiti hanno una priorità molto variabile da persona a persona. Un ambito che dovrebbe avere una durata fissa ed avere priorità massima è quello del riposo: si sa che ogni individuo ha un numero di ore di sonno ottimali che non dovrebbero essere sacrificate né al lavoro né al piacere.
L’esempio fa riferimento alla gestione del sito Web, ma il metodo applicato per confezionare la giornata tipo lavorativa è valido a prescindere dai contenuti. La prima cosa da fare è elencare le attività con una stima del tempo necessario per realizzarle. Un aspetto fondamentale è che
la stima dei tempi deve essere realistica!
Nel caso non sia possibile stimare un valore esatto, si può pensare a un intervallo (per esempio, per fare quella cosa ci posso mettere da mezz’ora a due ore). Immaginiamo questo scenario: oggi è lunedì. Le cose da fare in questo periodo sono (fra parentesi i tempi necessari): preparare la pubblicazione del sito (30′), rispondere alle mail (30′), scrivere gli articoli per la settimana seguente (in genere 6, fra articoli e note, circa 6 ore, al massimo; se si tratta di aggiornamenti anche meno), scrivere un capitolo di un nuovo libro, per esempio il Manuale di cultura generale (2 ore), rivedere articoli vecchi (un’ora), gestire l’account Twitter (20′) e, infine, gestire la pubblicità (1 ora).
Un’ottima gestione del tempo non può prescindere dalla consapevolezza di una giornata tipo
Il tempo dedicato all’ambito lavoro al lunedì (il giorno più duro!) è quattro ore. Si nota subito che la somma dei tempi supera le quattro ore. Quindi per riuscire a gestire il tempo correttamente, senza compromettere l’efficacia del lavoro, è necessario stilare un elenco di azioni dalla più importante alla meno importante, ovvero creare l’elenco delle azioni in base alla loro priorità. Nell’esempio che stiamo considerando si supponga che l’elenco delle azioni in ordine di priorità sia il seguente:
Primo blocco: priorità alta (azioni giornaliere)
- Preparare la pubblicazione del sito (30′)
- Rispondere alle mail (40′)
- Gestire l’account Twitter (20′)
Secondo blocco: priorità media
- Gestire la pubblicità (1 ora)
- Scrivere gli articoli per la settimana seguente (6 ore)
Terzo blocco: priorità bassa
- Scrivere un capitolo del Manuale di cultura generale (2 ore)
- Rivedere gli articoli vecchi (30′)
Totale 13 ore.
Si noti la gestione della pubblicità, fondamentale per la vita del sito, quindi viene prima della scrittura di nuovi articoli. Quindi al lunedì, restano solo 90′ per saturare le quattro ore, 1h30′ dedicata alla scrittura di nuovi articoli.
I giorni seguenti resta un’ora e mezza comunque dedicata alle azioni a priorità alta (giornaliere) mentre sono libere 2h30′. Significa che altre 2h30′ ore di scrittura articoli vanno al martedì e le rimanenti 2h al mercoledì.
Al mercoledì resta ancora mezz’ora, perfetta per rivedere articoli vecchi e decidere cosa fare (se eliminarli perché obsoleti o ritenerli ancora aggiornati)
Le 2 ore del Manuale di cultura generale andranno a giovedì.
Si noti che la scrittura del capitolo del nuovo libro non è entrata che al giovedì, quando ormai la sua priorità era massima (non avendo competitori); dedicare un giorno (il giovedì) dove la stesura del capitolo ha priorità massima assicura la massima concentrazione. In altri termini,
se un’azione viene rinviata ai giorni successivi, la sua priorità si alzerà.
La revisione degli articoli vecchi è il classico lavoro che va fatto, ma che entra poco ogni giorno. Se alla fine della giornata avanzano 15′, anziché dedicarli a un’affrettata telefonata all’agenzia pubblicitaria, è più produttivo dedicarli alla revisione dei vecchi articoli (che quindi può essere anticipata).
Come si vede, al giovedì resta mezz’ora libera e al venerdì resta libera tutta la giornata per gestire eventualmente altre faccende legate al lavoro (il commercialista, riunione con il redattore ecc.) oppure per “portarsi avanti” per esempio scrivendo ancora parti del nuovo libro.
L’obiezione più comune a questa giornata è che il programma mostrato non ha interruzioni (telefonate di clienti/fornitori/seccatori) o imprevisti (il computer si rompe). Un’ottima organizzazione del tempo deve essere in grado di minimizzare questi inconvenienti imparando a gestirli; per quelle professioni dove questi due eventi sono molto pesanti e frequenti è necessario fissare nella giornata la finestra di stop.
La finestra di stop è di fatto una finestra temporale in cui ogni interrupt viene escluso (non si è reperibili) per eseguire almeno gran parte delle azioni necessarie nella giornata. Nel nostro esempio può arrivare anche a essere di due ore su quattro. In alternativa, si può predisporre una finestra di go, un periodo interamente dedicato alla gestione delle interruzioni: la segretaria per esempio fa presente che il capo sarà libero (in ufficio) dalle 10.00 alle 11.30.
Il corso di gestione del tempo – Lezione precedente: Delegare – Lezione successiva: Appuntamenti
