Efficacia ed efficienza sono due concetti molto noti nel mondo del lavoro. Classicamente parlando,
- per efficacia si intende la capacità di raggiungere un determinato obbiettivo;
- per efficienza la capacità di raggiungerlo con la minima allocazione possibile di risorse (una delle quali, fondamentale, è il tempo).
A seconda dei lavori varia l’importanza dei due concetti, ma è molto importante capire la differenza. Per esempio, per un portiere è fondamentale essere efficace, mentre l’efficienza è meno critica, visto che comunque dovrà stare sul posto di lavoro otto ore (non può fare cioè il suo lavoro in minor tempo). Per un professionista invece l’efficienza diventa fondamentale perché essere efficienti vuol dire poter gestire più clienti e quindi guadagnare di più.
I due concetti riassumono molte altre caratteristiche (per esempio, per essere efficaci occorre essere preparati per il lavoro che si fa; per essere efficienti occorre avere strategie lavorative che minimizzino i tempi ecc.) e sono indipendenti dal tipo di lavoro.
Dall’efficacia all’efficienza
Capire come si possa evolvere dall’efficacia all’efficienza non è facile; certo, si devono minimizzare le risorse, ma il farlo può dipendere sia dal lavoro sia dalla strategia scelta dal lavoratore. Osservando l’approccio lavorativo della maggior parte delle persone si può però definire una grandezza che indica la propensione del soggetto a essere efficiente.
Tale grandezza la definiremo concretezza. Non è difficile accorgersi che molte persone non sanno essere concrete e, concentrate sull’obbiettivo da raggiungere, non pensano minimamente a strategie che aumentino la loro efficienza.
Cosa succede quando entrano nel mondo del lavoro? Che la mancanza di concretezza le penalizza a tal punto che risultano enormemente lente nei confronti dei colleghi e per molti lavori saranno out. Chi è scarsamente efficiente il più delle volte ha una frequenza di clock decisamente inadatta, è un computer di vecchia generazione accanto a tanti mostri tecnologici.
Concretezza e flessibilità
Se si fissa l’ambiente di lavoro, una persona efficace può non essere efficiente per vari motivi: è troppo lenta, è troppo pignola, è troppo indecisa, non sa essere completamente autonoma, non ha un grado di preparazione sufficiente a superare ostacoli imprevisti ecc. Se si considera il mondo del lavoro in generale, la concretezza sottintende una caratteristica molto positiva del lavoratore: la flessibilità.
Essere flessibili è condizione necessaria per essere efficienti quando il lavoro è dinamico o può cambiare del tutto!
Misurare e migliorare la concretezza
Esistono semplici test che, validi per ampie classi di persone e quindi indipendenti dall’obiettivo e dalla preparazione, sono in grado di stabilire la frequenza di clock del soggetto, la sua concretezza. Eccone uno:
Ogni persona laureata o diplomata può prendere in considerazione un lavoro come questo: scrivere voci per un’enciclopedia in Internet. Le viene fornito un esempio di riferimento:
abbandóno, sm. – 1 Il lasciare definitivamente. 2 Rilassamento fisico. 3 Trascuratezza. 4 Scoraggiamento, abbattimento, mancanza di coraggio. 5 Nel diritto, rinuncia volontaria del possesso di un bene o degli obblighi e responsabilità verso una persona.
Le facciamo presente che, nei limiti del rispetto delle leggi sul copyright (non può copiare di sana pianta!) può ispirarsi a opere già esistenti: dizionari, piccole enciclopedie, Wikipedia ecc.
Prima di proseguire nella lettura rispondete alla domanda: in un giorno di lavoro (otto ore) quante voci dovrebbe redigere?
Una volta misurata la nostra concretezza, se vogliamo migliorarla non c’è che un metodo: analizzare perché non siamo concreti, studiando chi invece lo è e, eventualmente, facendo analizzare il nostro lavoro a una persona concreta, chiedendole di essere “spietata”. Ecco alcuni possibili problemi:
- siamo troppo pignoli;
- siamo troppo indecisi;
- siamo svogliati di natura e non riusciamo a concentrarci al massimo;
- siamo romantici e ci innamoriamo del nostro lavoro, finendo per perdere troppo tempo nel cesellare ciò che facciamo;
- siamo insicuri (deboli) e temiamo sempre che ciò che facciamo possa non andare bene;
- facciamo molto più del necessario, di quello che ci viene chiesto perché pensiamo che il lavoro si debba fare così;
- siamo insoddisfatti di natura e continuiamo a sfornare versioni diverse del nostro lavoro (notare la differenza con l’indeciso che fa una sola passata, ma è bloccato a ogni singola decisione);
- ci facciamo distrarre da molti particolari ininfluenti;
- perdiamo troppo tempo nella scelta degli strumenti e delle strategie.
ecc.
Se una persona non è o è poco concreta dovrebbe indirizzarsi verso quei lavori che non richiedono efficienza, ma dove è fondamentale l’efficacia. Ovviamente sarà sempre penalizzata a livello personale, ma dall’esterno il risultato è lo stesso. Si pensi a un laureato in lingue poco concreto. Se fa l’insegnante, la mancanza di concretezza lo obbligherà a preparare le lezioni, a perdere molto tempo nella correzione dei compiti degli alunni ecc., ma potrà essere un buon insegnante (che al massimo si lamenterà di non avere molto tempo libero); se invece facesse il traduttore, verrà massacrato da un mercato che ha una frequenza di clock decisamente superiore alla sua, non sarà cioè competitivo.
Efficacia ed efficienza sono due concetti fondamentali nel mondo del lavoro; con un’analogia tratta dalla fisica, equivalgono al lavoro e alla potenza di un motore
Concretezza: soluzione del test
Meno di 10 – Sicuramente mancate di concretezza.
Da 10 a 40 – La vostra concretezza non è ottimale.
Da 40 a 100 – La mancanza di concretezza non è un vostro problema.
Oltre 100 – Complimenti, se la qualità del lavoro è buona; altrimenti dovreste prestare maggiore attenzione alla qualità.
Il corso di gestione del tempo – Lezione precedente: Gestione del tempo – Lezione successiva: Attività quotidiane
