Delegare un’azione significa farla eseguire da qualcun altro: una cattiva capacità di delega impedisce di utilizzare questo potente mezzo per un’ottimale gestione del tempo. Chi ha una personalità tipica dell’accentratore difficilmente riuscirà a delegare le azioni, in quanto, per la natura della psicologia, difficilmente si fida dei suoi collaboratori e non vuole cedere il controllo dell’azione. In realtà, se la delega è ben fatta,
non si cede il controllo, ma solo l’esecuzione.
Occorre capire quindi che
una delega ben eseguita permette ottenere in cambio tempo aggiuntivo da dedicare ad altro.
Come prima cosa si devono individuare quali sono le azioni da delegare: potrebbero essere quelle che sforano i tempi d’ambito, ma non solo. Azioni particolarmente noiose e ripetitive potrebbero essere delegate con poco sforzo, ottenendo in cambio tempo in più da allocare ai vari ambiti. Per ogni azione occorre avere un’idea delle competenze che servono per poter identificare bene la persona a cui delegare l’azione. Una volta stabilito cosa delegare e cosa serve, occorre capire come si effettua una delega in modo efficiente.
Come delegare le azioni
Una delega ben fatta si basa su due elementi: la scelta della persona a cui delegare e il controllo della delega.
La persona a cui delegare si sceglie non solo in base alle competenze necessarie, ma anche a caratteristiche peculiari del “delegato”. Una persona insicura, non autosufficiente, difficilmente sarà un buon esecutore, perché è molto probabile che, in preda ai dubbi, vi sommergerà con domande e richieste di chiarimenti; potreste scoprire quindi che, se si sceglie la persona sbagliata (perché non ha le competenze necessarie o per le caratteristiche della sua psicologia), delegare un’azione comporterà una perdita di tempo maggiore che non delegare e fare l’azione in prima persona. Anche una persona perfezionista è un candidato poco adatto per una delega, perché la continua ricerca della perfezione porta la persona a realizzare l’azione in troppo tempo (con una bassa velocità di clock), con il rischio di sforare i tempi imposti. In altri termini, per delegare un’azione dovrete accertarvi prima (e non scoprirlo dopo!) che la persona che scegliete sia autosufficiente nell’eseguire il compito assegnato, con una minima interazione con voi, necessaria per il controllo della delega.
Il controllo della delega è particolarmente importante nel caso in cui l’azione delegata sia costituita da tanti passi, ognuno con scadenze diverse. Anche nel caso in cui sia però un’unica azione (per esempio pagare una bolletta o fare un bonifico), è
responsabilità di chi delega controllare il rispetto delle scadenze delle azioni delegate.
Nel caso in cui l’azione abbia una scadenza ben precisa, occorre che chi delega si accerti come sta andando il lavoro e se la persona che ha ottenuto la delega sta lavorando con efficacia ed efficienza. In altri termini,
delegare un compito non significa automaticamente che sarà eseguito in tempo e con la qualità voluta.
Il concetto di delega non contempla una freccia bidirezionale (tipica della falsa delega).
Se deleghiamo un’azione, è compito nostro controllare, con verifiche schedulate, come procede il compito delegato e se viene concluso nei tempi che ci siamo prefissati.
Oltre alla scelta della persona sbagliata a cui delegare e al mancato controllo, altri errori meno gravi, ma che possono compromettere l’efficacia della delega, sono la delega per la formazione e la falsa delega. Delega per formazione significa che deleghiamo un compito solo per aumentare le capacità della persona a cui stiamo delegando. Vogliamo aiutare la persona, convinti che, effettuando l’azione delegata, imparerà qualcosa di nuovo. Nonostante le buone intenzioni, si tratta di un errore, perché se la persona non sarà in grado di eseguire il compito (e quindi non apprenderà come farlo) ciò comporterà che l’azione non sarà eseguita (o sarà eseguita male), con la spiacevole conseguenza che dovremo rifare noi l’azione, dopo aver perso tempo per controllarne il risultato.
La falsa delega è un errore tipico degli accentratori che non sanno delegare: invece di lasciare una certa autonomia all’esecuzione, delegano un’azione, ma continuano a occuparsene in ogni suo aspetto perché non si fidano del risultato che sarà ottenuto. Oltre a far perdere tempo a chi delega, il problema della falsa delega è particolarmente frustrante per il “delegato” o la “delegata”, perché inizialmente gli/le viene assegnato un compito, ma poi scopre di non avere nessun grado di autonomia nell’azione, ogni decisione viene sottoposta al giudizio del capo (il delegante), con conseguente spreco di tempo di entrambi.
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