Nella gestione del tempo deve essere subito chiaro il concetto di attività quotidiane.
Le attività quotidiane sono gli interessi che si trasformano automaticamente in un’allocazione di tempo.
Il lavoro è per moltissime persone un’attività quotidiana fondamentale, ma per un pensionato ovviamente non lo è. Così un nostro hobby può essere un’attività quotidiana. Perché abbiamo usato “può”? Perché molti, pur manifestando interesse per X, non riescono ad allocargli nemmeno una piccola porzione del loro tempo:
- “Mi piacerebbe fare sport, ma non ho mai tempo!”.
- “Vorrei studiare bene l’inglese, ma dove trovo il tempo?”.
Da notare che molti gestiscono un po’ troppo sbrigativamente le attività quotidiane, parlando genericamente di lavoro e tempo libero, oppure lavoro, famiglia e tempo libero. L’errore insito in questa posizione è che la suddivisione è troppo generica e non è collegata realmente ai veri interessi del soggetto. Se in genere l’attività quotidiana lavoro è univoca (a meno di non fare due lavori), già l’attività quotidiana famiglia può essere generica, se non si ha ben presente il grado di interazione con i componenti della famiglia (soprattutto quando è allargata e si vive nella stessa struttura con genitori o suoceri). Diventa poi veramente troppo superficiale parlare di tempo libero. La locuzione già di per sé è un grave errore perché di fatto mette in secondo piano interessi che possono avere una grande importanza per la qualità della vita del soggetto. Quindi dobbiamo chiederci: quali sono i nostri ambiti?
Una volta definiti dobbiamo essere in grado di stimare i tempi d’attività. Per un lavoratore dipendente è abbastanza facile dire che il suo tempo d’attività per il lavoro è di 8 ore, da lunedì a venerdì, ammesso che non faccia straordinari o non decida autonomamente di dedicarvi più tempo per “fare carriera”. Le cose si complicano quando si parla di famiglia con alcuni che vorrebbero per avere “più tempo a disposizione”. Con il tempo libero poi si cade nel caos più totale.
Uno dei principi cardine dell’organizzazione del tempo è saper programmare le proprie giornate e per farlo fissare corretti tempi delle attività quotidiane è fondamentale. Una buona strategia è quella di fissarli pessimisticamente: inutile pensare di tornare dal lavoro alle 17, se poi per gran parte delle volte si torna alle 18.30! L’adozione di una strategia conservativa (pessimistica) rende anche più facile il non fare eccezioni perché comunque si sa già che stiamo lavorando con un “massimo” (per esempio: lavoro “non oltre le 18.30”).
Quello che può accadere è che la somma dei tempi delle attività quotidiane ecceda la giornata e sia necessario tagliare in alcune parti: tagliare è ammesso, ma non derogare dal programma, una volta definito. Meglio avere un’ora di tempo libero in meno, ma averla sempre che pensare ottimisticamente di riuscire ad averne due e non riuscirci mai! Solo così si può essere efficienti nei riguardi di ciò che si fa.
In Europa gli italiani sono fra le persone con meno tempo libero a disposizione. Nella giornata media un italiano risulta libero per 4 ore e 54 minuti mentre un finlandese lo è invece per 5 ore e 50 (ISTAT 2019).
La priorità dell’attività quotidiana
Ancora una volta va sottolineato che occorre programmare e solo chi sa farlo ottiene il massimo dalla gestione del tempo. Improvvisare ogni volta può sembrare geniale solo a chi ha tanto tempo da perdere.
Può però accadere l’imprevisto o un’attività può essere effettivamente poco rigido nei tempi, richiedendo una notevole flessibilità. In questi casi, viene in soccorso il concetto di priorità: ogni attività quotidiana ha una priorità che, cascasse il mondo non può essere negata. Per esempio, se il tempo dell’attività in palestra è dalle 18 alle 19.30, può capitare che per circostanze eccezionali debba saltare uno o due giorni alla settimana, ma la priorità di tre giorni alla settimana diventa un “obbligo”.
Il non riuscirci a rispettare la priorità rivela una pessima organizzazione che, molto spesso, si basa sul fatto che un’attività ha una priorità in realtà nulla. Se capita che per lavoro salto “sempre” l’interesse X, vuol dire che X è ben poca cosa oppure che sono talmente condizionato dall’importanza del lavoro (fare soldi, carriera ecc.) da non essere realmente libero di scegliere.
Mentre i tempi delle attività quotidiane sono dilatati, ragionano sul “massimo”, le priorità fissano i “minimi” che l’attività deve rispettare. Così, se tutte le sere un medico decide di passarle in famiglia, può capitare che per motivi vari debba rimanere in ospedale fino a molto tardi, ma fisserà una priorità di almeno 5-6 sere alla settimana con la sua famiglia. Si noti che non rispettare le priorità è una delle cause più frequenti di divorzio: “per il tuo lavoro, qui a casa non ci sei mai!”.
Per quanto riguarda il tempo libero può capitare che più interessi si sovrappongano ed entrino in competizione. Si legga a tal proposito l’articolo sulla rotazione, dove appare chiaro che è fondamentale fissare una priorità fra i vari interessi. Se la priorità nasce spontaneamente da quanto amiamo i singoli interessi, non ci saranno conflitti.
Se riflettete, attività quotidiane, tempi d’attività e priorità sono concetti molto banali, ma quanti sono quelli che li dimensionano correttamente e hanno coscienza di questo dimensionamento?
Le attività quotidiane comuni
Avere attività quotidiane in comune con qualcuno può essere molto penalizzante, se il “condomino” (in effetti, molti problemi sono gli stessi che si hanno in un condominio) non sa programmare le sue giornate. Per questo è opportuno:
- Da un lato ridurre le interazioni nelle attività comuni
- Dall’altro scegliere persone che sanno gestire al meglio le attività.
Se per esempio si decide di far sport di gruppo, la cosa più semplice per il punto 1 è di darsi appuntamento sul luogo, utilizzando il principio del “alla tal ora, chi c’è, c’è”. Chi non sa gestire l’attività invece spende troppe energie per “passarsi a prendere”, “concordare un’ora che vada bene per tutti” ecc. Se si è di fronte a una persona svogliata o indecisa che prende le decisioni all’ultimo momento, è bene evitare di considerarla per non essere attratti nel suo vortice di disorganizzazione.
Il corso di gestione del tempo – Lezione precedente: Efficacia ed efficienza – Lezione successiva: Velocità di clock
