Nella gestione del tempo le attività di gestione e le azioni sono i due pilastri fondamentali. Mentre un’azione produce un effetto diretto e voluto, le attività di gestione servono, come dice il nome, per gestire al meglio le azioni presenti e/o future, sono occupazioni che sono di supporto alla nostra vita, necessarie, ma non particolarmente coinvolgenti.
Pulire la casa non è strettamente necessario, ma se vi ci si vuole vivere bene, ricevere amici ecc. diventa fondamentale. Dato un ambito, in esso sono sempre identificabili sia azioni sia attività di gestione.
- Nel lavoro di un informatico realizzare una pagina web è un’azione, fare il backup di dati è un’attività di gestione.
- Se Tizio ama il tennis, la partita con Caio è un’azione, mentre la prenotazione del campo è un’attività di gestione.
- In famiglia giocare con i figli è un’azione, tagliare l’erba (a meno che non abbiamo il pollice superverde) è un’attività di gestione.
In genere le attività di gestione vanno dalle seccature alle cose magari rilassanti, ma non certo esaltanti. Se è vero che possono preparare i momenti positivi (pensiamo al tagliando dell’auto che ci servirà per andare in vacanza) è altrettanto vero che possono togliere tempo e risorse alle cose che amiamo, peggiorando la qualità della nostra vita. Diventa pertanto importante ottimizzarle. Cosa significa ottimizzarle?
Ottimizzare le attività di gestione significa minimizzare il tempo a loro destinato.
È evidente che molte attività di gestione sono comunque indispensabili, ma proprio perché neutre nei confronti della qualità della vita non devono occupare più del necessario. Perché in molte vite accade il contrario? Essenzialmente per due motivi.
- I dogmi – Molti sono vittime di dogmi, cioè di imposizioni interiori senza una giustificazione pienamente cosciente e razionale. “Prima di un’interrogazione si deve studiare molto”, “La casa deve essere sempre in ordine”, “L’erba del giardino deve essere sempre tagliata”, “L’auto deve essere sempre pulita” ecc.
- Una vita vuota – Purtroppo chi ha una vita vuota tende a usare le attività di gestione per riempirla. Ciò non innalza il bilancio esistenziale e quando ci si guarda indietro su come si è vissuta la propria vita non si vede nulla; è il caso del sopravvivente passivo.
Spesso le due cause si sinergizzano, rinforzandosi fino a soffocare la vita del soggetto. Vediamo un esempio significativo.
L’ordine e la pulizia sono importanti, ma non finalizzati a sé stessi quanto allo svolgimento di un compito e all’igiene. Chi ne fa valori assoluti probabilmente ha una vita senza oggetti d’amore. Confrontiamo la vita di due casalinghe. La prima va in palestra, prepara dei buoni piatti perché ama cucinare, guarda alla televisione le trasmissioni che preferisce, cura la propria persona ecc. e in un paio d’ore al giorno pulisce la propria casa. La seconda (la superordinata) invece impiega tutta la giornata a pulire vetri, a lucidare maniglie, a lavare pavimenti, ottenendo una casa dove non c’è un granello di polvere e dove si potrebbe mangiare per terra. Secondo voi chi ha una vita vuota e inutile? Dando per scontata la risposta, si può notare come l’abuso delle attività di gestione non dipenda dall’essere o no casalinga, ma dall’avere o no qualcosa da amare.
Stessa situazione si ha ovviamente anche al maschile: pensiamo a chi ogni settimana nel week-end passa ore e ore a sistemare il giardino senza amare il giardinaggio o chi alla domenica non può esimersi dal lavare la macchina, anche se non l’ha praticamente usata.
Di fronte a un’attività di gestione dobbiamo sempre chiederci: è proprio necessaria?
Non tutte le attività di gestione sono strettamente necessarie
La lista di priorità
La lista di priorità è la soluzione al “tempo che non basta mai”. Proviamo a immaginare una situazione in cui ci venga chiesto:
“quando metterai in ordine l’armadio in soffitta, buttando le cose vecchie?”.
Prendetevi dieci secondi per rispondere, cercando qualcosa di equivalente, se non avete un armadio in soffitta da sistemare.
Fatto? Spero che non abbiate risposto: “al più presto” oppure: “al massimo fra qualche giorno” (presenza di un dogma dell’ordine: si deve ordinare l’armadio); anche la risposta: “nel prossimo week-end” o “nelle prossime ferie” è semidisastrosa. Perché queste risposte non vanno?
Perché prescindono dal concetto di priorità. La strategia giusta consiste ogni giorno nello stabilire una lista di priorità, cioè un elenco delle cose da fare in base alla loro importanza nella nostra qualità della vita.
Usando la lista di priorità si potrà scoprire per esempio che certe persone hanno per noi una priorità bassissima e che avevamo con loro relazioni solo perché “dovevamo”. Le relazioni umane diventano così spontanee e sincere: non si coltivano momenti con persone delle quali tutto sommato non ci interessa nulla. Mentre per un vero amico c’è sempre tempo.
Analogamente si ridimensionano certi dogmi, per esempio l’ordine e la pulizia della casa che, anziché ordinatissima, brillante e splendente, deve essere semplicemente “vivibile”.
La risposta corretta alla domanda precedente è: “non so, può darsi mai” (migliore della pur buona “quando avrò tempo”). Infatti, se non mi serve qualcosa che c’è nel vecchio armadio, perché sistemarlo, visto che nel frattempo potrei leggere un libro (se amo la lettura), giocare a scacchi in Rete (se mi piacciono gli scacchi) o fare una delle tante cose che amo (ne avrò pur una, o no?)?
La lista di priorità va aiutata nel senso che occorre studiare anche la strategia che non alzi la priorità di attività di gestione francamente marginali. Per esempio, se non domiciliate le bollette bancarie e a ogni scadenza andate in banca dilapidando un sacco di tempo, non state di certo aiutando la vostra lista di priorità. Singolare il fatto che i problemi si attirino a vicenda: molte persone non domiciliano le bollette perché non sono in grado di gestire i propri risparmi e sapere se il conto è in rosso o no!
Ecco alcuni consigli utili alla lista di priorità:
- La casa deve essere solo vivibile, non maniacalmente pulita e/o ordinata. È preoccupante se in casa si devono usare le pattine per non sporcare o rigare il pavimento.
- Se non si ama il giardinaggio e si passano i week-end a curare il giardino, si cambi casa o si chiami il giardiniere o si piastrelli tutto.
- Se non si ama cucinare, si vive benissimo con cibi pronti: dal punto di vista salutistico un piatto di formaggi con pane e miele e un bel po’ di frutta sono meglio di tante cenette elaborate, magari venute così così per lo scarso amore per la cucina.
- Se non si domiciliano le bollette o non si usa la tecnologia (per esempio per ricercare dati, informazioni ecc. con Internet), perdendo così molto tempo, ci si aggiorni: il Medioevo è finito da un pezzo.
- Se si deve sfoggiare un’auto sempre pulitissima, conviene ricordarsi che ci si può solo illudere che l’auto sia il metro del proprio valore.
- L’ordine è importante quando serve per ritrovare le cose. Quando è fine a sé stesso è una vera e propria mania.
- Spendere tempo nello shopping è penoso (sindrome del compratore) se poi non si hanno il tempo e la voglia di utilizzare ciò che si è comprato.
- L’approvvigionamento del cibo (spesa) può farsi una tantum; uscire ogni giorno a comprarsi il pane o il latte è il modo migliore per far scorrere il tempo senza particolare significato.
- La televisione può essere anche piacevole, ma molti programmi “leggeri” non possono succhiare tutto il tempo utile. Si impari a gestirli in multitasking; mentre li si guarda, si faccia altro: stirare, sistemare i conti di casa ecc.
- Il riposo è sacro, ma l’ozio è il modo migliore per sprecare la propria vita. Non c’è valida ragione per cui nei week-end ci si debba alzare a mezzogiorno: l’unico vero motivo è che non si ha niente da amare che ci spinga ad alzarci prima.
Il corso di gestione del tempo – Lezione precedente: Capacità di switch – Lezione successiva: Le azioni
