La gestione degli appuntamenti è un banco di prova sul quale falliscono molte strategie di gestione del tempo. Gli appuntamenti tipicamente appartengono ai tre ambiti: lavoro, tempo libero e, anche se in misura minore, attività di gestione. In un appuntamento
ci si deve trovare in un luogo ben preciso a una data ora, concordata precedentemente.
Prima di passare in esame i “veri appuntamenti”, parliamo di due categorie non sufficientemente comprese.
Gli appuntamenti inutili
Sono quegli appuntamenti che si potrebbero evitare perché di fatto non servono a nulla o la probabilità che servano è estremamente bassa. Non avete idea di quante persone subiscano appuntamenti inutili, semplicemente spinte da ottimismo o da incapacità di relazionarsi con gli altri. Vediamo un esempio illuminante. Carlo è un agente immobiliare ed è ormai stufo del fatto che su 20 visite, almeno 15 sono fatte da “curiosi”, da persone che non hanno intenzione di acquistare la casa in visione, ma solo di capire come va il mercato immobiliare. Carlo decide di cambiare strategia: anziché fissare subito l’appuntamento, chiede “per la compilazione del modulo di visita” tutta una serie di informazioni:
- qual è il vostro budget?
- Quando vorreste entrare?
- Dovete fare un mutuo per l’acquisto della casa?
- Dovete prima vendere la vostra casa?
- Se sì, potete descrivermela e a che prezzo vorreste venderla? Ecc.
Con queste semplici domande Carlo capisce che 10 dei 15 curiosi non hanno nessuna possibilità di acquistare la nuova casa e, in modo educato e gentile, evita l’appuntamento: “purtroppo, ho un cliente che ha opzionato la casa e vorrebbe entrare subito; mi lasci il suo numero di telefono e, se l’opzione cade, la ricontatto”.
Condizioni necessarie per l’eliminazione degli appuntamenti inutili sono la conoscenza del mercato, una buona psicologia e una buona capacità di trattare con la gente.
La gestione degli appuntamenti è un banco di prova sul quale falliscono molte strategie di gestione del tempo.
Gli appuntamenti non ottimizzati
Prima di fissare un appuntamento, proviamo a farci questa domanda: siamo sicuri che l’appuntamento sia ottimizzato?
Un appuntamento non è ottimizzato se il suo risultato atteso potrebbe essere risolto anche in un altro modo, molto più efficiente dal punto di vista della gestione del tempo.
Se lo scopo di incontrare una persona è quello di passare semplicemente delle informazioni, chiedetevi se non c’è un altro modo più veloce. Se le informazioni sono in formato digitale, perché non spedirle per posta elettronica, magari con un commento sintetico nel messaggio? Il più delle volte gli appuntamenti si risolvono (ovvero si eliminano) spedendo o sottoponendo una documentazione preliminare. Se poi dovesse essere comunque utile incontrarsi di persona, il vostro interlocutore sarà già ampiamente informato e non si sprecherà tempo a spiegare concetti che si possono acquisire in autonomia.
Per eliminare o ridurre il numero di questi appuntamenti non ottimizzati, ci si può avvalere della tecnologia, per esempio Internet. Oggi è possibile realizzare videochiamate (anche tra più persone), o videoconferenze, praticamente al solo costo della connessione. In questo modo non dovete recarvi all’appuntamento, ma farete la riunione, indipendentemente da dove sono i vostri interlocutori, comodamente seduti nel vostro ufficio. Skype è il modo più semplice di attivare questa strategia. Per evitare di essere “poco tecnologici”, provate a chiedervi:
se il contatto fosse in Germania, prenderei l’aereo e andrei di persona all’incontro?
La domanda è valida anche se il contatto è a un quarto d’ora di macchina (cioè si perde almeno mezz’ora, fra andata e ritorno; oltre ad altre perdite di tempo, come per esempio raccogliere i fogli dalla scrivania, ordinarli nella valigetta che si porterà con sé ecc.).
Purtroppo, in Italia, la consuetudine di incontrarsi “virtualmente” in una sessione di videoconferenza, anche quando sarebbe possibile (perché sono disponibili la rete e il software) a costi molto limitati, non è molto diffusa perché un appuntamento virtuale è percepito come “freddo”, impersonale, poco efficace. Questo è sicuramente dovuto a una forma di condizionamento culturale: nella nostra società si dà molta importanza e spazio ai contatti “umani” (il classico caffè tutti insieme prima di una riunione in molti ambienti è quasi obbligatorio) e si ha l’impressione che senza di essi la resa dell’appuntamento sia meno efficace. Eppure, evitare una trasferta di lavoro per un appuntamento fuori sede con un appuntamento virtuale (con conseguente risparmio di tempo) dovrebbe far apprezzare maggiormente questa metodologia.
Altro modo per risparmiare tempo, nel caso l’appuntamento sia con una sola persona, è l’appuntamento telefonico. Non si tratta di telefonare semplicemente al vostro interlocutore, in modo non programmato quando avete bisogno, ma di fissare una data, e soprattutto un’ora, ben precise in cui entrambi vi trovate liberi e disponibili alla chiamata. L’appuntamento telefonico sicuramente vi risparmia i tempi di trasferimento e può essere efficace per sostituire un appuntamento “reale” quando l’interazione con l’interlocutore è puramente verbale (non dovete cioè scambiare un oggetto fisico). Sicuramente vi sarà capitato di andare a un appuntamento e scoprire alla fine che avete “solo parlato”. L’appuntamento telefonico, a differenza di quello in videoconferenza, è ancora più spersonalizzante (si ascolta solo una voce, se non usate una videochiamata, spesso non disponibile su tutti i cellulari o, ancora meno, sui fissi), e può mettere in difficoltà chi non è abituato, ma può essere una valida alternativa, soprattutto se conoscete bene il vostro interlocutore e c’è una buona conoscenza reciproca che diminuisce la percezione di “freddezza”, tipica di una chiamata vocale.
Problemi sui “veri” appuntamenti
Un appuntamento può farci perdere tempo per motivi profondamente diversi:
- il ritardatario cronico
- mancanza di decisionalità
- mancanza di una scaletta
- estensione dell’appuntamento.
Il ritardatario cronico – Se avete a che fare con chi arriva sempre in ritardo, avete due possibilità: se non ha peso politico, fate presente la cosa, riprendetelo per la perdita di tempo subita e date un ultimatum, alla prossima volta è fuori. Se ha peso politico e non potete che accettare il suo vizio, mettete in parallelo un altro compito da eseguire mentre aspettate.
La mancanza di decisione – A volte l’appuntamento fa crollare la vostra strategia di gestione del tempo perché dura più del previsto. Il caso più comune è quando avete dimensionato male il tempo d’ambito da allocare all’appuntamento: siete stati troppo ottimisti, ma, se la cosa succede spesso, chiedetevi cosa sbagliate nel dimensionamento del tempo e cercate di correggere questo aspetto. Un esempio classico è se voi o qualcuno dei vostri interlocutori all’appuntamento ha la personalità critica dell’indeciso: pensate che ci vogliano dieci minuti per convenire su qualcosa e invece dopo mezz’ora state ancora discutendo/conversando perché voi (o qualcuno dei presenti all’appuntamento) non vi siete ancora decisi sul da farsi. Ciò non accade solo in ambito lavorativo: se pensate di allocare a un’attività di gestione come comprare un paio di scarpe solo dieci minuti (perché avete fretta e le cose da fare nella giornata sono tante), ma poi ci mettere un’ora perché non sapete scegliere se prendere quelle verdi o quelle rosse, ecco che magicamente saranno spariti dai vostri tempi d’ambito 50 minuti netti!
La mancanza della scaletta – Si fa riferimento a un tipo particolare di appuntamento, anche se molto diffuso in ambiti lavorativi: la riunione. Una delle cause per cui si sfora con i tempi, è quello di non avere una scaletta. Se non si ha un’idea precisa dei punti da discutere o dei problemi da analizzare, ma semplicemente si comincia a parlare a ruota libera, difficilmente si riuscirà a dimensionare correttamente il tempo dell’appuntamento. Se poi tra i convenuti ci sono persone poco concrete o inefficienti, saranno portate a divagare, ripetersi, con una perdita di tempo (per tutti) notevole. Per evitare l’errore dell’agenda bianca, cioè dell’assenza di una scaletta, è buona cosa far precedere l’appuntamento da un’agenda scritta (di solito per e-mail, se possibile), una specie di ordine del giorno dell’appuntamento e una proposta di chiusura di lavori, per evitare che la riunione sfugga al vostro controllo.
L’estensione dell’appuntamento – Un ultimo caso di sforamento dei tempi è la classica estensione dell’appuntamento: vi trovate per una ragione ben precisa, ma poi alla fine, quando siete ancora nei tempi, qualcuno fa l’errore di dire: “visto che siamo qui, non si potrebbe parlare/fare anche quell’altra cosa?”, cosa che ovviamente non era stata prevista. Difficilmente si tratta di una cosa di massima priorità (altrimenti sarebbe stata presa in considerazione), ma l’occasione di trovarsi tutti allo stesso appuntamento fa commettere l’errore madornale di estendere l’agenda. Questo errore non riguarda solo le classiche riunioni lavorative, ma si possono trovare casi in tutti gli ambiti. Vi recate in un negozio per comprare qualcosa di preciso ma poi, visto che siete lì, cominciate a guardare altro (non previsto e magari sul quale non avete proprio le idee chiare) e quando uscite scoprite che siete in clamoroso ritardo sul tempo d’ambito.
Il corso di gestione del tempo – Lezione precedente: Giornata tipo – Lezione successiva: Imprevisti e interruzioni
